15 Ekim 2010 tarihli Denetim Raporundan alıntılar

Mal ve hizmet alımlarının yapılmasına ilişkin esaslar detaylı olarak açıklanmalıdır. Yönetimin belirleyeceği değer üzerindeki alımlarda (önceki denetim raporlarında vurgulananlara ilave olarak):

   (1)Rekabet ortamı yaratılmasına yönelik olarak:

       (a)En az beş yazılı teklifin alınmasının tercih edilmesi,

       (b)Beş teklif alınmasının zaman kaybına neden olabileceği haller veya emek-maliyet mukayesesi yapıldığında etkin olmayacağı vb. değerlendirilen durumlarda en az üç teklif
alınması,

   (2)Firmalardan istenecek teklifin her firmaya (internet ve/veya faks ortamında) aynı yazılı form/şartname vb. ile gönderilmesi,

   (3)Teklif istenmesi ve alınmasına ilişkin belgeler üzerinden yapılacak denetimlerde; alımı yapılacak mal ve hizmete ilişkin bilgilerin (tarih, mal/hizmetin tanımı – her firmadan aynı formda istek yapılmalı) incelenmesine olanak sağlanması,

   (4)Üçten az teklif gelmesi halinde:

       (a)Alımın ertelenerek sürecin yenilenmesi,

       (b)İşlemlerin gecikmesinin sakınca yaratacağı özel hallerde Yönetim Kurulunun en az iki üyesinin (birisi Başkan ) onayı ile alımın yapılması vb. esasların yazılı hale getirilmesinin uygun olacağı değerlendirilmektedir.

-Yüzme havuzlarının kullanımı (sadece bay, sadece bayan, karışık kullanım vb.), evcil hayvanların durumu, bisiklet park yerlerinin konuşlanması vb. konularında bir anket düzenlenmesinin, alınacak sonuçların Site İç Tüzüğüne yansıtılmasının uygun olacağı değerlendirilmektedir.

 -Blok kapıcı daireleri ve sığınakların periyodik kontrol ve bakımları yapılmalı, bu husus yazılı formlara işlenmelidir.

-Komşularımızdan gelen ulaşım kolaylıkları (Belediye otobüs seferlerinin artırılması / düzenlenmesi, belli merkezlere servis kiralanması vb.),kreş açılması, sığınak ve kapıcı dairelerinin kullanımı(ardiye vb.)konuları değerlendirilmelidir.

i.Aidatlar, Gelir ve Giderler Tabloları, Banka hesapları:

-Konu kapsamında;  “nevesersiteyonetimi.com “ sayfasının kullanıma açılması ve Neveser’le ilgili gelişmelerin komşularımız tarafından takip edilmesinin mümkün hale getirilmesi ivedilik arz etmektedir.

j.Mal ve hizmet alımları, firma tekliflerinin değerlendirilmesi, satın alma/muayene komisyonu oluşturulmasına ilişkin esaslar:

-Mal/hizmet alımları ile ilgili esaslar da yazılı hale getirilmelidir.

k.Bakım idame ve ömür devri konuları:

-Neveser’de kullanılan bütün alt yapı ve teknik sistemlerin kullanım süreleri uzadıkça ortaya çıkacak bakım/onarım ihtiyaçlarının şimdiden hesaplanması ve büyük harcamalar için ön alınmasına ihtiyaç bulunmaktadır. Konu kapsamındaki detaylara hazırlanacak olan “Site İşletme El Kitabı”nda yer verilmelidir.

-Mesai dışı saatlerde (özellikle gece) asansör arızası olduğunda hareket tarzlarının ne olacağı, kiminle nasıl iletişim kurulacağı konusunda bilgilendirme yapılmalıdır.

-Yangın sisteminin (ortak alanlar/blok içleri dahil) çalışırlığı konusunda deneme yapılmalı, yapılan kontrol ve denemeler ilgili siye dokümanlarına kayıt edilmeli ve yangın çıkması halinde yapılacak faaliyetler konusunda komşularımız bilgilendirilmelidir.